Des solutions pour tous types de données...

Dans toute organisation, il est fréquent que les fichiers se multiplient au fur et à mesure des opérations : événementiel, presse, salons, newletters, etc.

Chacun manipule dans son fichier des inscriptions, annulations, changement de email, fonction, coordonnées, etc.

Arrive un moment où on ne sait plus où l'on en est. Ceintures Noires intervient pour remettre de l'ordre.

Pour le groupe Veolia, nous avons ainsi rapproché en quelques jours plus de 300 fichiers pdf, excel, word, etc : 88.500 contacts-protocole, dispersés, sont devenus un fichier unique et actualisable de 7.700 contacts.

Pour le groupe Reed Expositions, nous traitons régulièrement l'homogénéisation des inscriptions-exposants aux salons : FIAC, Salon du Livre, Paris Photo, EquipBaie, etc.

A l'aide d'outils «maison» développés depuis plus de 10 ans, nous traitons toutes les erreurs et imperfections des saisies en ligne :

• incohérences pays / téléphone / adresse,
• dysharmonies capitales / bas de casse,
• doublons,
• etc.

L'aller-retour d'un fichier-salon est généralement de 24 heures.

DPD Group est leader européen de la livraison de colis. Il dessert plus de 230 destinations avec chacune ses formalités douanières.

Le fonds de datas de ces formalités était constitué à l'origine en français. Une bonne partie traduite en anglais. Mais avec différentes versions, en fonction des personnes ayant traité le dossier au fil du temps. L'objectif final était de pouvoir traduire facilement en d'autres langues : allemand, néerlandais, espagnol, etc.

Ceintures Noires est intervenue en reconstituant :

• un fonds de datas fiables en français, à une date T,
• un fonds de datas fiables en anglais, à la même date T,
• un thésaurus en anglais pour traductions à venir.

Ce thésaurus a réduit de 60 % le volume de textes à traduire.

Le Président de Midi-Pyrénées avait entrepris de formaliser un Projet pour sa Région. De façon tout à fait courante, le Projet avait été repris et remanié par différents intervenants, aboutissant à différentes versions pas forcément cohérentes.

Ceintures Noires est intervenue :

• en traitant le Projet, non comme rédaction, mais groupe de datas;
• en découpant chacune des versions en datas " sujet / angle ";
• en présentant sans affectif les choix à opérer entre datas contradictoires.

Le plan fut du coup réalisé en un clic (trier).
Et la rédaction finale du Projet finalisé en quelques jours.

Le traitement des inscriptions-exposants au salon maison&objet mobilisait à l'origine 5 à 8 personnes au sein de la Safi, organisatrice du salon. Plus de 6.000 inscriptions par an, multi-adresses sur plus de 60 pays, textes à traduire d'anglais en français ou inversement, 24.000 visuels à traiter. Sur un tel volume, le taux d'erreur était de 3% en moyenne.

La Safi confia à Ceintures Noires l'intégralité du traitement de ces inscriptions : ouverture des comptes, relances, accueil téléphonique multilingue, site internet, traitement des visuels, etc. Ceintures Noires mit en place un système de traitement très opérationnel parce que "biologique" : les suggestions d'exposants étant prises en compte immédiatement en programmation pour une amélioration permanente du système. Au bout de quelques salons, il n'y eut plus besoin que de deux, puis finalement une seule personne pour assurer le traitement complet des inscriptions-exposants. Avec un taux d'erreur ramené à 0,01 %.

Chaque matin, dans la PME IDI International, le même rituel : établir la trésorerie prévisionnelle à 30 jours sur un tableur.

Feuille excel donc... saisir... copier... coller... supprimer les lignes encaissées.... supprimer les lignes décaissement... récupérer les formules... collage spécial... compléter à la main les règlements périodiques... copier les formules... les recoller sur les 5 autres banques... recalculer les soldes... enregistrer sous avec la date du jour... etc.

Une tâche qui prenait chaque matin, au bas mot, une heure et quart.

Ceintures Noires mit en place un petit système partagé : saisie, boutons de scripts : 15 mn chrono !

Soit 200 heures de travail économisées chaque année...

Le service Com du Groupe Veolia était lourdement mobilisé, chaque fin d'année, par le traitement des commandes d'agendas, cartes de voeux et cadeaux de fin d'année.

Avec un process "mails-téléphones-fichiers-excels", le dossier devenait rapidement un péplum pour regrouper les commandes de près des 500 entités : directions centales, directions régionales, agences, bureaux, etc. Même problématique pour les rapports annuels.

Ceintures Noires mit en place un système traitant en toute fluidité les contraintes habituelles de ce type de process : intranet, pré-enregistrement, autorisation, envoi de login/pass, etc. L'ensemble fut radicalement simplifié et chaque opération bouclée en quelques semaines.

Ne mobilisant plus que 5 jours-homme au lieu de 60 auparavant.

Le groupe DPD et ses filiales, dont Chronopost, présentaient les formalités douanières de ses 230 destinations sous forme de manuel imprimé, annuel. Ceintures Noires fut consultée pour en réaliser la mise en page automatisée des versions allemande, néerlandaise, etc.

Allant bien au-delà des manuels imprimés, le dossier aboutit à un widget internet utilisé par les différentes filiales :

• Le widget est placé sur leur site par un simple lien;
• Des droits d'accès permettent d'actualiser directement deux circuits :
  1. délais d'une part,
  2. formalités d'autre part.
• La traduction des modifications est gérée par un jeu de tickets.

L'ensemble a été monté en un mois.

Les idées les plus simples...

La présentation du budget des communes est normée sur toute la France : M14 par fonction pour les villes de plus de 3.500 habitants. Ceintures Noires leur propose de transformer leur budget en un outil clair et attrayant pour tout citoyen : l'Imposcope.

Les calculs sont effectués par nos soins, sous 72h00, à partir du Budget Primitif. La mairie peut alors intégrer son Imposcope dans son site web.

Le suivi clinique des implants dentaires de IDI se distingue par le nombre de références produits - plus de 3.000 - et le nombre de fiches de suivi : N dents par patient. Ceintures Noires met en place un système tout en ergonomie, qui permet aux praticiens de se repérer et saisir facilement dans les cas-dent(s) suivi(s) et de télécharger instantanément radios et panoramiques dentaires.

L'éco-organisme Dastri a vu le jour dans l'urgence, en quelques mois seulement. Cette rapidité subie a conduit à la multiplication de systèmes et sites web développant chacun ses données : un site pour la commande en ligne, un site pour la collecte, un site pour l'assistance, etc. Inévitablement, au bout de quelques années, l'ensemble est devenu une véritable "machine à doublons" : environ 25 % des datas des 200.000 fiches établissements sont des doublons, des triplons, des quadruplons... jusqu'au déciplons ! Ceintures Noires intervient pour remettre d'équerre et aboutir à un système à correspondances effectives et fiables.

Pour l'éco-organisme Dastri, Ceintures Noires met en place en 3 semaines le site de déclarations de mise sur le marché des 80 laboratoires concernés. Le cahier des charges initial, trop complexe, trop "labyrinthe" est volontairement mis de côté par Ceintures Noires, qui propose et développe une version 100 % ergonomique : les labos saisissent leurs déclarations en quelques minutes au lieu de quelques heures ou jours. Le nouveau système adopté recueille les félicitations unanimes des adhérents Dastri.

DPD Group réalise chaque année sur 22 pays un baromètre sur le comportement des e-shoppers.

Au delà de l'habituel web-reporting des sondages, Ceintures Noires met en place le "web-searching" : les datas .spss sont traitées pour permettre à l'utilisateur de générer ses propres recherches : filtres, benchmarks, tris croisés.

• Le système est partiellement mis à disposition du grand public.
• Chaque B.U. a un accès réservé pour recherches enrichies.
• Chaque B.U. peut générer en ligne des images de présentations.

Cerise sur le système : le site est conçu en 17 langues.

Pour l'anniversaire de ses 50 ans de parution, la revue Europe Echecs confie à Ceintures Noires la numérisation de toutes les éditions depuis l'origine. La mission est enrichie de la reconstitution d'un index thématique : par thèmes, par variantes, par joueurs...

En ouvrant la porte du stock photos, dans une cave, on avait comme une surprise : des rayonnages de pellicules, négatifs, CD-rom, tirages noir et blanc d'époque, planches de diapositives...

Dès lors, il ne s'agissait pas seulement de numériser, mais avant tout d'organiser le circuit : rapprochements, tris, par sujets, par formats. Pour ensuite "numériser utile" et renseigner facilement. L'astuce principale fut celle du circuit "rebut sous contrôle". L'astuce secondaire celle du renseignement automatique.

Les 30.000 photos en cave de ce siècle d'histoire furent ramenées à la vie dans un stock accessible, haute def / basse def, de 6.200 visuels.

Les activités internationales de Dalkia prenaient de l'ampleur. Les mouvements internes devenaient fréquents entre pays et régions. Dalkia confia à Ceintures Noires la réalisation d'un répertoire international de ses activités et contacts. Le support choisi fut le pdf, pour la rapidité de mise à jour et de diffusion.

Ceintures Noires réalise régulièrement la mise en page automatisée de catalogues de salons : Maison&objet, Midest, Equipbaie, TexWorld, Digital...